مقدمه:

 پایه و اساس سازمان، وظایفی است كه به وسیله اعضای آن انجام می‏گیرد. این وظایف باید متناسب با یكدیگر و دارای هماهنگی در جهت رسیدن به اهداف سازمان باشد. بنابراین، تجزیه و تحلیل و شناخت مشاغل در سازمان، بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسانی محسوب می‏شود.

تجزیه و تحلیل شغل، فرآیندی است كه از راه آن، ماهیت و ویژگی‏های هر یك از مشاغل، در سازمان بررسی می‏گردد و اطلاعات كافی در باره آن‏ها جمع‏آوری و گزارش می‏شود.

 با تجزیه و تحلیل شغل معلوم می‏شود كه هر شغل چه وظایفی را شامل می‏شود و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت‏ها، دانش‏ها و توانایی‏هایی لازم است.

در حال حاضر، روش به‏خصوصی كه به طور یك‏سان برای تجزیه و تحلیل همه مشاغل در هر شرایطی مناسب بوده و از پایایی و روانی لازم نیز برخوردار باشد، وجود ندارد.

 برخی از صاحب‏نظران معتقدند كه تركیبی از روش‏های گوناگون، مؤثرتر از به كارگیری هر یك از آن‏ها به تنهایی است و هیچ‏یك از روش‏ها به طور جداگانه بر دیگر روش‏ها برتری ندارد.

1- تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل‏:

در شرح شغل، وظایف، مسؤولیت‏ها و شرایط كلی كار به طور خلاصه بیان می‏شود.

 شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است كه متصدی شغل باید داشته باشد تا بتواند با موفقیت از عهده كار برآید. به بیان دیگر، دانش، مهارت‏ها و توانایی‏هایی كه برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است، در فرم شرایط احراز منعكس می‏شود و انتظار می ‏رود كسی كه دارای آن شرایط است، كار را بهتر از كسی كه فاقد آن‏ها است، انجام دهد.تنظیم شرایط احراز شغل، نقش مهمی در فرآیند انتخاب افراد ایفا می‏كند و با استفاده از آن می‏توان فردی را انتخاب و استخدام كرد كه بیش‏ترین شایستگی را برای تصدی شغل مورد نظر داشته باشد.

در واقع، منظور از انتخاب درست در مدیریت منابع انسانی، این است كه شاغل (با توجه به مشخصاتی كه در شرایط احراز شغل درج گردیده) و شغل (آن طور كه در شرح شغل آمده است) با هم تناسب داشته باشند.

در شرح شغل، عناوینی مانند:

عنوان شغل

محل شغل

خلاصه‏ای از شغل

وظایف شغل

رئیس یا زیردستان

شرایط شغل و خطرهای موجود در شغل

در شرایط احراز شغل، عناوینی مانند:

تحصیلات، تجربیات

دوره‏های تخصصی

قدرت قضاوت

ابتكار

توان تصمیم‏گیری

مهارت‏های جسمی

مهارت در انتقال مفاهیم

ویژگی‏های روحی و روانی و نیاز به استفاده بیش از اندازه از یكی از حواس پنج‏گانه

2- كاربرد تجزیه و تحلیل شغل:‏

اطلاعاتی كه از تجزیه و تحلیل شغل به دست می‏آید، در امور گوناگون مربوط به مدیریت منابع انسانی، مورد استفاده قرار می‏گیرد كه مهم‏ترین آن‏ها عبارتند از:

كارمند یابی

انتخاب و انتصاب

ایمنی

ارزیابی عملكرد

حقوق و دست‏مزد

طراحی شغل

برنامه‏ریزی نیروی انسانی و تحقیق و پژوهش و تنظیم قوانین و مقررات استخدامی

3- مشكلات تجزیه و تحلیل شغل‏:

ممكن است در نتیجه تجزیه و تحلیل شغل، تصویر مبهمی از شغل ارائه شود. این احتمال، همواره حتی هنگامی كه تجزیه و تحلیل به‏هنگام صورت گرفته باشد نیز وجود دارد. علت این است كه افراد مختلف از دیدگاه‏های مختلف به یك شغل نگاه می‏كنند و برداشت‏های متفاوتی دارند. از این رو، ممكن است كارشناسان و تحلیل‏گران آمار، ارقام و اطلاعات به دست آمده را به صورت‏های گوناگون تفسیر كنند. این مشكل، تنها به تجزیه و تحلیل مشاغل محدود نمی‏شود، بلكه در هر فرآیندی كه انسان به عنوان عامل، در آن دخالت داشته باشد، وجود دارد.

4- طراحی شغل‏:

برای طراحی مشاغل، روش واحدی كه همواره بتوان از آن استفاده كرد، وجود ندارد و در شرایط و موقعیت‏های گوناگون، طرح‏ها و الگوهای متفاوتی به كار برده می‏شود؛ ولی معمولاً از چهار روش، بیش‏تر استفاده می‏شود:

روش مدیریت علمی

روش انگیزش

روش سیستمی

روش مبتنی بر ویژگی‏های عامل انسانی‏

(الف) روش مدیریت علمی:

رایج‏ترین شیوه برای طراحی شغل، روش مدیریت علمی است كه تیلور آن را پیشنهاد كرده است. او معتقد بود كه تقسیم كار (بر اساس تخصص) باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد.

در این نظریه، بهترین طرح برای هر شغل، آن است كه حركات اضافی برای انجام دادن آن را حذف كرده باشد. او نكات زیر را مورد توجه قرار می‏داد:

شغل باید به وظایف و مسؤولیت‏ها محدود شود كه می‏توان به بهترین وجه از عهده آن‏ها بر آمد.

شاغل باید فنون و مهارت‏های خاص هر شغل را آموخته باشد.

ابزار و وسایل كار باید در دست‏رس كاركنان قرار داده شود، به گونه‏ای كه از تعداد حركات غیر ضروری كاسته شود.

(ب) روش انگیزش:‏

بر اساس این روش، مشاغل باید به گونه‏ای طراحی شوند كه باعث رضایت كاركنان و ایجاد انگیزه در آنان گردد. روش انگیزش بر اساس نظریه‏های زیر پیش‏نهاد گردیده است:

نظریه دو عاملی هرزبرگ (غنی ‏سازی شغل):

بنابر این نظریه، بدون این‏كه تغییری در محتوای شغل داده شود، كاركنان، مسؤول برنامه‏ریزی برای كار خویش و نظارت بر فرآیند كار می‏شوند و در نتیجه، مسؤولیت آنان در برابر كار، مشخص‏تر می‏گردد.

نظریه فعال‏سازی‏:

طبق این نظریه، باید با ایجاد تنوع در كار و كاهش خستگی، كاركنان را فعال ساخت. گردش شغلی، یكی از روش‏هایی است كه به این منظور به‏كار گرفته می‏شود. به جای این‏كه فردی همواره مأمور و مسؤول كار به‏خصوصی باشد، مجموعه‏ای از وظایف مختلف و متنوع را انجام می‏دهد.

نظریه ویژه‏گی‏های شغل:‏

این نظریه، مانند نظریه هرزبرگ، معتقد است كه كاركنان هنگامی برای انجام كار انگیزه خواهند داشت كه احساس كنند شغلشان با ارزش است و از چگونگی عملكرد خود، بازخورد بگیرند؛ ولی بر خلاف نظریه هرزبرگ، كه در آن، توصیه ویژه‏ای برای طراحی شغل ارائه نمی‏شود.

 در این نظریه، ابعاد كار به شرح زیر در طراحی شغل، مورد توجه قرار می‏گیرد:

۱. انجام كار باید به مجموعه‏ای از مهارت‏ها و توانایی‏های گوناگون و متنوع نیاز داشته باشد.

۲. هویت كار باید معلوم باشد؛ یعنی به جای بخشی از كار، كاركنان باید یك كار را به طور كامل انجام دهند.

۳. كار باید هم از نظر كسی كه مسؤول انجام دادن آن است و هم از نظر دیگران، چه در داخل سازمان و چه در خارج از آن، مهم به شمار آید.

۴. شغل باید طوری طراحی شود كه شاغل آن، استقلال و آزادی عمل داشته باشد و بتواند در باره رویه كار، تصمیم‏گیری كند.

۵. طراحی شغل باید به گونه‏ای باشد كه شاغل بتواند از عملكرد خود بازخورد بگیرد.

وجود سه عامل (تنوع، هویت و اهمیت) باعث می‏شود كارمند احساس كند كه كار مهمی دارد. استقلال و آزادی عمل باعث می‏شود كه خود را مسؤولِ نتیجه كار خود بداند و دریافت بازخورد باعث می‏شود كه فرد از نتایج واقعی عملكرد فعالیت‏های خویش آگاه گردد. نتیجه حاصل از این حالت‏های روحی در كاركنان، انگیزه بیش‏تر، افزایش كیفیت كار، رضایت بیش‏تر و غیبت كم‏تر است.

(ج) روش سیستمی‏:

منظور از روش سیستمی، این است كه به جای طراحی تك ‏تك مشاغل، نظام كار به گونه‏ای طراحی شود كه ابعاد اجتماعی و فنی كار، مكمل یكدیگر باشند.

از نظر كاركنان، شغلی خوب است كه پیش‏پا افتاده و عادی نباشد و انجام دادن آن تا حدودی به توان فكری نیاز داشته باشد، تا اندازه‏ای در آن تنوع و آزادی عمل وجود داشته باشد، وجهه اجتماعی خوبی داشته باشد و امكان پیش‏رفت شاغل را فراهم كند. بنابر این، ضوابط نظام كار باید طوری طراحی شود كه آن دسته از كاركنانی كه خواهان مسؤولیت بیش‏تر، مشاركت در تصمیم‏گیری‏ها و رشد و پیش‏رفت در سازمان هستند، امكان دست‏یابی به این اهداف را داشته باشند.

در روش سیستمی، مانند روش مدیریت علمی، هدف این است كه كارآیی عملیات افزایش یابد؛ ولی بر خلاف روش مدیریت علمی، به جای توجه به افزایش كارآیی در همه وظایف شغل، به وظایفی توجه می‏شود كه نقش مهمی در روند كار دارند؛ مثلاً به جای این‏كه واحدی در سازمان برای كنترل كیفیت كالا ایجاد شود، كارگری كه كالایی را تولید می‏كند، خود مسؤول حفظ كیفیت و رفع عیوب آن می‏گردد. طراحی نظام كار به این شكل، تصمیم‏گیری برای رفع مشكل را در پایین‏ترین سطح، یعنی منشأ ایجاد آن، امكان‏پذیر می‏كند.

(د) روش مبتنی بر ویژگی‏های عامل انسانی‏:

در این روش، ابزار، وسایل، تجهیزات و شرایط كار، به گونه‏ای طراحی می‏شود كه بیش‏ترین كارآیی به دست آید و به بهداشت و ایمنی و نیز رضایت كاركنان بیفزاید. به بیان دیگر، هدف این است كه روش كار، مطابق با ویژگی‏های عامل انسانی طراحی شود.

نكته پایانی: اگر فردی واجد شرایط شغلی هست و به او پیش‏نهاد تصدی شغلی در خور شأن شده است، ولی شخص شایسته‏تر و اصلح از او نیز وجود دارد، پرهیز از پذیرش مسؤولیت، اولویت دارد.

 رسول خدا(ص) می‏فرماید: «من امّ قوماً و فیهم اعلم منه او افقه منه لم یزل امرهم فی سقالٍ الی یوم القیامهٔ»

 یعنی: هركس ریاست گروهی را بپذیرد در حالی‏كه میان آنان اصلح از او وجود دارد، پیوسته كارشان در پستی و سقوط است.

جمع‏بندی معیارها:

۱. عدم داوطلب شدن برای احراز منصب، مگر در شرایط اضطرار و انحصار.

۲. پرهیز از تصدی و داوطلب شدن برای منصب، در صورت ناتوانی و عدم احراز شرایط و تخصص لازم

۳. عدم پرهیز از تصدی، در صورت توانایی.

۴. پرهیز از تصدی منصب، در صورت عدم تناسب آن با شأن.

۵. پرهیز از تصدی منصبی كه برای آن، اصلح تر از او وجود دارد.